Il arrive des fois que vous développez une base de données sous Ms-Access et que vous vous trouvez dans une situation où des données contenue dans l’un de vos tableurs Excel peuvent vous être utiles. Tout naturellement vous voulez les récupérer sans avoir à les saisir ou à refaire des calculs.
Dans cet article, je vous propose d’explorer avec moi une piste de solution simple, astucieuse et efficace. Nous allons, comme par magie, importer toutes les données contenues dans un fichier Excel vers notre base de données Access.
Avant d’entrer dans le vif du sujet, nous allons d’abord nous poser quelques question et essayer d’y trouver des réponses, histoire d’aider ceux (et / ou celles) qui n’y connaissent rien :
• MS-Access, de quoi s’agit-il ?
• Quelle différence entre Excel et Access ?
• Pourquoi choisir une base de données Access au lieu d’un tableur Excel ?
• Pourquoi importer un fichier Excel vers Access ?
1. MS-Access, de quoi s’agit-il ?
Ms-Access (pour Microsoft Access) est un logiciel développé par la firme Microsoft, dans la suite office, pour permettre une gestion simple et intégrée des bases de données sous Windows.
En des termes plus appropriés, Access est un Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles (SGBDR), un SGBDR permet de gérer des bases des données basées sur le modèle Entité-Relation, ici on sous-entend un ensemble de relations entre les entités dans une base de données, lesquelles relations permettent de définir les mouvements des données dans un système informatisé tout en facilitant les opérations principales qu’assure une base de données à savoir : la création, la lecture , la modification et la suppression des données dans une simplicité aveuglante.
- En bref, Ms-Access est un logiciel qui vous permet de gérer et maintenir une grande quantité des données en interaction dans un seul fichier. Une base des données Access présente les avantages suivants :
- La gratuité des services offerts par Microsoft
- La gestion facile et intégrée de vos données
- La portabilité de la base de données sur n’importe quel autre ordinateur équipé de la suite Office
- L’interaction avec d’autres logiciels de la suite office tel qu’importer un fichier Excel vers Access
- La création assistée des requêtes (mode assistant) pour interroger la base de données
pour plus d’informations, consultez Wikipédia
2. Quelle différence entre Excel et Access ?
Pour bien cerner la différence entre Excel et Access, il faut d’abord qu’on fasse un petit rappel sur Excel.
En effet, Excel est un logiciel de la suite office spécialisé dans le traitement des calculs et dans l’analyse des données. Il s’avère alors que l’analyse des données (statistiques) renvoie plus souvent à des grandes quantités des données à traiter c’est-à-dire une tonne de boulot à faire, ce qui explique la capacité d’automatisation embarquée avec Excel.
La grande différence entre Excel et Access réside premièrement dans l’idée de conception, cela veut dire que Microsoft a conçu Excel pour le traitement des calculs, l’analyse des données et des statistiques avec toutes les fonctionnalités d’automatisation et les capacités de sauvegarde qu’il comporte, Mais le logiciel conçu pour la gestion et la sauvegarde ordonnée et relationnelle des données reste Access.
Cette différence se fait remarquer deuxièmement dans l’évolution à travers les différentes versions, il est tout naturel que chaque logiciel se spécialise davantage dans son domaine.
Cela veut dire qu’à chaque nouvelle version d’office Excel se spécialise encore plus dans le traitement des calculs et l’analyse des données tandis que de l’autre côté Access se spécialise dans la sauvegarde des données et intègre encore plus des fonctionnalités inhérentes à la base de données.
3. Pourquoi choisir une base de données Access au lieu d’un tableur Excel ?
Il est aussi possible de réaliser quelque chose qui ressemble beaucoup à une base de données sous Excel, vous pouvez par exemple gérer la liste de vos clients, la liste de vos contacts avec Excel.
Si vous essayer de considérer cette manipulation comme une base de données c’est-à-dire qu’elle n’aura qu’une seule table, elle ne pourra alors stocker que des données en rapport avec les clients ou les contacts et du coup vos données fonctionneront en sens unique. C’est là qu’Access vient vous sauver la mise car il permet de gérer plus des données et les mettre en relation.
Avec le même exemple de la gestion des clients, une base de données Access, à la différence avec un tableur Excel vous permettra de gérer une table pour les clients, une autre pour les transactions et une autre pour les produits (marchandises).
Access vous permettra alors de créer des relations entre vos différentes tables et d’utiliser automatiquement toutes vos données d’une manière automatique. Access vous permettra encore d’interagir avec votre base de données à travers plusieurs outils intégrés comme des formulaires (d’ajout, de modification, de suppression, etc.) des requêtes et des états de sortie pour pré-visualiser vos données et les imprimer s’il y a besoin.
4. Pourquoi importer un fichier Excel vers Access ?
Dans tout développement logiciel, l’un des objectifs poursuivis est de rendre la tâche la plus facile possible. Et pourquoi rendre la tâche facile aux autres quand nous ne pouvons le faire pour nous même ? Après tout ce que nous venons de dire ci-haut, il est possible que vous ayez un fichier Excel mais ce travail vous aimeriez le continuer sous Access et vous ne savez pas comment importer votre fichier Excel vers Access ? La section suivante va nous montrer, étape après étape comment importer un fichier Excel vers Access.
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5. Comment importer un fichier Excel vers Access ?
Notice 1 : Dans ce billet je vais importer un fichier Excel enregistré sur mon PC dans une nouvelle base de données sous Access, quitte à vous de l’importer dans une autre base de données selon vos besoin et vos préférences.
• Etape 1 : Ouvrir Access et créer une base de données vide :
Vous vous trouverez sur une interface semblable à celle ci-dessous et vous allez cliquer sur base de données du bureau vide
• Etape 2 : Enregistrer votre base de données vide :
Après la première étape, vous devez vous retrouver sur une page semblable à celle montée ci-dessous, vous allez cliquer sur FICHIER ensuite sur enregistrer sous, choisissez l’emplacement de votre fichier et renommez le puis cliquer sur enregistrer.
Notice 2 : Dans plusieurs versions, office vous demande d’abord de fermer tous les objets avant d’enregistrer le fichier, vous n’aurez qu’à cliquer sur oui.
• Etape 3 : Importer le fichier Excel dans notre base de données Access
Après les précédentes manipulations, notre base de données existe déjà avec le nom et à l’emplacement voulus, ce qui nous reste à faire c’est juste d’importer notre fichier Excel vers Access. Allez dans l’onglet DONNEES EXTERNES puis cliquez sur Excel comme sur la figure ci-dessous
Juste après avoir cliqué sur Excel vous devriez avoir une boîte de dialogue où l’on vous demande de spécifier l’emplacement du fichier Excel que vous voulez importer vers Access.
Par défaut, l’emplacement est Mes documents. Si c’est là que se trouve votre fichier, vous n’aurez qu’à taper son nom après Mes documents, par contre s’il n’est pas dans Mes documents vous pouvez aller le chercher en cliquant sur parcourir.
NB : avant d’importer votre fichier Excel vers Access, vous avez deux options à savoir :
• La première consiste à importer toutes les données depuis le fichier Excel vers votre base de données Access pour y apporter toutes les modifications voulues à partir d’Access et cela de façon indépendante du fichier source.
• La deuxième consiste à crée une table qui sera en relation avec le fichier source. C’est-à-dire que toutes les modifications se feront à partir du fichier source qui se trouve sous Excel mais toutes les modifications seront visibles dans Access mais ne pourront jamais se faire dans Access.
Nous allons laisser la première option qui est cochée par défaut et qui, selon moi, est la bonne.
Après que vous ayez trouvé votre fichier le bouton OK sera activé et vous pouvez déjà l’importer en cliquant dessus. Si votre fichier Excel contient plusieurs feuilles, vous pouvez seulement importer seulement les données d’une seule feuille pour une seule table.
Access propose un assistant qui vous permet d’importer votre fichier Excel dans Access en toute quiétude avec cet assistant vous serez simplement en train de cliquer sur Suivant comme sur la figure suivante.
Ensuite, l’assistant vous demande à chaque champ que vous importez s’il y a des modifications à apporter comme le type de données, choisir une clé primaire ou même si vous ne voulez pas importer le champ, quitte à vous maintenant de modifier selon vos préférences.
A la fin de cette opération, votre feuille de calcul s’affichera dans Access sous forme de table et pour l’ouvrir vous n’aurez qu’à double-cliquer dessus comme sur la figure suivante.
6. Conclusion
Dans ce billet, nous venons de partager sur comment importer un fichier Excel vers une base de données Access, je pense qu’après avoir lu cet article vous n’aurez plus de difficulté pour importer un fichier Excel vers Access. Je vais vous demander de pratiquer régulièrement les astuces mises à votre disposition dans ce billet et si vous avez un problème au niveau de l’une des étapes, n’hésitez pas à votre question en commentaire et nous nous ferons un grand plaisir de vous répondre.
L’équipe 243brain vous fixe rendez-vous pour un prochain article. À très bientôt.
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